Konferencje online w sektorze medycznym. Jak zdalnie zorganizować konferencję dzięki platformie do eventów online?

Udział w kongresach, seminariach i konferencjach naukowych dedykowanych branży medycznej to niepowtarzalna okazja do poszerzenia horyzontów intelektualnych, spotkania z najwyższej klasy specjalistami oraz poznania najnowszych trendów i nowinek, które definiują kierunki rozwoju tej gałęzi wiedzy.

Jednym z największych wyzwań logistycznych, przed jakimi stanęli organizatorzy konferencji medycznych w ostatnim czasie, okazały się zasady bezpieczeństwa związane z pandemią. Obostrzenia wprowadzane na rzecz ograniczenia rozprzestrzeniania się koronawirusa doprowadziły do opóźnienia lub odwoływania wydarzeń. Szybko pojawiły się jednak nowe formaty eventów, w tym konferencje online i hybrydowe. W dobie dystansu społecznego takie rozwiązanie, jak BluPlatform.io, okazało się praktyczną, efektywną i opłacalną alternatywą.

Żyjemy w naprawdę niesamowitych czasach. Coraz lepsze narzędzia i aplikacje sprawiają, że możemy brać udział w różnego typu wartościowych eventach na całym świecie – bez ruszania się z domu czy biura. Nowoczesne technologie pozwalają przenieść do sieci niemal każde wydarzenie: koncert, imprezę integracyjną, szkolenie, a nawet międzynarodową konferencję naukową.

Nie oznacza to oczywiście, że wydarzenia w tradycyjnej, stacjonarnej formie nie mają już sensu. Choć konferencje online mają zdecydowanie większy zasięg, spotkania offline też są potrzebne, bo nic nie zastąpi kontaktu osobistego, a pewnych relacji nie da się nawiązywać na odległość. Niemniej jednak prawda jest taka, że z bazy wydarzeń online coraz częściej korzystają przedstawiciele różnych branż, w tym szeroko rozumiany sektor medyczny.

Organizowanie konferencji w przestrzeni wirtualnej początkowo wydawało się rozwiązaniem tymczasowym. Wkrótce jednak okazało się, że taka formuła daje naprawdę wiele korzyści – zarówno z punktu widzenia organizatora, jak i uczestników. Dzięki wykorzystaniu technologii webcastingu można zorganizować spotkanie z wybitnymi przedstawicielami świata nauki i przeprowadzić prezentację dla publiczności zgromadzonej na widowni online. Konferencje online mogą być organizowane na różną skalę, w zależności od potrzeb i możliwości.

Coraz więcej podmiotów decyduje się na zorganizowanie konferencji medycznej w wirtualnej przestrzeni. Taki format daje możliwość zaprezentowania najnowszych osiągnięć naukowych w tej dziedzinie, a jednocześnie podnosi rangę spotkania i nadaje mu bardziej prestiżowy wymiar. Jak zorganizować konferencję medyczną dla kilkudziesięciu, kilkuset, a nawet kilku tysięcy osób? Z dalszej części artykułu dowiesz się, co jest najważniejsze przy organizacji tego typu projektów i dlaczego warto skorzystać z BluPlatform.io.

Jak już wiadomo, konferencje online obsługujemy w ramach dedykowanej platformy. Głównym jej zadaniem jest transmisja audio i wideo.

Technologia webcastingu pozwala jednak na o wiele więcej: podczas sesji można zadawać pytania, wymieniać się opiniami z innymi uczestnikami czy nagrywać wystąpienia, a następnie pobierać materiały z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.

Osoby wykonujące zawody medyczne często pracują w różnych godzinach, więc możliwość pobrania dokumentów po wydarzeniu to dla nich ogromna zaleta. Korzysta się z niej zresztą nie tylko bezpośrednio po samym wydarzeniu. Z wykorzystaniem platformy można pokusić się o stworzenie prawdziwej bazy wiedzy. Agregującej materiały z konferencji w ciągu kilku lat, do której dostęp mogą mieć setki i tysiące użytkowników z całego świata. Pozwala to na śledzenie nowinek branżowych czy prowadzonych prac badawczych i stanowi nieocenione źródło wiedzy we własnych projektach. Oczywiście za pośrednictwem BluPlatform.io można szeregować, grupować i tagować wszelkie materiały, by dostęp do nich był jeszcze prostszy i swobodniejszy. Platforma pozwala na zamieszczenie w zasadzie dowolnych treści na stronie konferencji, a także udostępnienie ich zarówno publicznie, jak i z opcją logowania.

Swoboda dostępu do platformy dotyczy zresztą również samych prelegentów. Z powodów zawodowych nie zawsze są w stanie wziąć udział w konferencjach stacjonarnych, a możliwość zrobienia wykładu online to dla nich niewątpliwe ułatwienie. Nie muszą wtedy poświęcać całego dnia pracy na dojazd na konferencję. Wystarczy do tego przerwa od obowiązków i połączenie się z platformą. Autorytety branżowe często są tak zajęte, że na wykład na konferencji stacjonarnej zwyczajnie nie mogą sobie pozwolić. Ich obecność na konferencji online w sektorze medycznym podnosi jej prestiż i zachęca do udziału kolejnych uczestników. Od strony organizatora oznacza to brak konieczności opłacenia dojazdu, pobytu i noclegu. Finanse zresztą wcale i tak nie muszą być decydującym argumentem — autorytety medyczne mogą nie mieć czasu na udział w klasycznej konferencji, natomiast uczestnictwo on-line za pośrednictwem BluPlatform.io będzie im dużo łatwiej zorganizować.

Tak wyglądała międzynarodowa konferencja online poświęcona zagadnieniu przezcewnikowego leczenia chorób strukturalnych serca, THT Conference. – realizacja. Obsłużyliśmy 650 uczestników z 42 krajów i 110 prelengentów na 3 scenach.

Jak więc widać, właśnie dzięki technologii konferencji online w tak wymagającej branży, jak medyczna, można naprawdę wiele zyskać. Dotyczy to zarówno wartości prezentowanego materiału, jak i wartości materialnej – logistyka wydarzenia online jest dużo prostsza, a koszt jego organizacji jest niższy.

W tym momencie musi się pojawić pytanie o to, czy te przewagi konferencji medycznych online oznaczają, że wersje „offline” stoją na straconej pozycji? Nie do końca. W wielu branżach, w tym również w med, bardzo ważny jest kontakt osobisty i więzi interpersonalne. W tym zakresie świat rzeczywisty ma większe możliwości niż wirtualny. Stąd też doskonałym sposobem na połączenie jednego z drugim, są medyczne konferencje hybrydowe. Część wydarzeń odbywa się stacjonarnie, a część wirtualnie. Jednak ponieważ całość jest obsługiwana przez naszą platformę eventową, to uczestnicy nadal mogą swobodnie wybierać, w której części wziąć udział w czasie rzeczywistym, a z którą zapoznać się później „na spokojnie” wykorzystując nagrania dostępne na platformie. Dodatkowo system rezerwacji pozwala zebrać istotne informacje organizacyjne o uczestnikach – na przykład to, czy będą korzystać z noclegu lub wyżywienia.

Sprawdź, co robiliśmy w ramach hybrydowego eventu medycznego Kardionefrodiabetologia 2022. – realizacja

Warto pamiętać też o tym, że platforma eventowa ma dodatkowe funkcje, które zachęcą uczestników do aktywnego udziału w wydarzeniu. Mogą to być np. wirtualne pokoje rozmowy, czas z możliwością komentowania na bieżąco poruszanych kwestii i zadawania pytań, czy proste ankiety, quizy i konkursy, których wyniki można obserwować w czasie rzeczywistym na ekranie głównym.

Dzięki oferowanym funkcjonalnościom konferencje online przestają być tylko zwykłą transmisją, lecz dostarczają widzom prawdziwych emocji i wrażeń. Nie sposób zapomnieć o oferowanych przez platformę opcjach dostępu dla osób z niepełnosprawnościami: autyzmem, problemami ze słuchem, wzrokiem. Zastosowane w nich rozwiązania umożliwiają dostęp do zawartości i treści wszystkim, którzy są nimi zainteresowani.

Chcesz zorganizować konferencję dla lekarzy specjalistów i pozostałych reprezentantów organizacji sektora medycznego i zdrowotnego, ale nie wiesz, od czego zacząć? Możesz w pełni zdać się na nas — zajmiemy się całościową organizacją wydarzenia.

Aby konferencja była efektywna i została zapamiętana przez uczestników na długo, potrzebna jest starannie dopracowana strategia działania. Wiele zasad, według których przygotowuje się takie eventy, nie różni się od sposobu organizowania spotkań stacjonarnych. Plan konferencji online musi uwzględniać takie kwestie, jak:

• określenie koncepcji działania,
• wytypowanie osoby, która będzie koordynatorem wydarzenia,
• przygotowanie agendy,
• wybór prelegentów,
• zarezerwowanie odpowiedniego terminu,
• doprecyzowanie budżetu,
• zaproszenie na wydarzenie potencjalnych zainteresowanych,
• wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za stronę techniczną i promocję w mediach.

Warto podkreślić, że użyteczność platformy dla organizatorów eventów medycznych widoczna jest przed samym eventem, w jego trakcie oraz po nim. Pozyskanie leadów przez organizatora/sponsora ułatwia późniejszy kontakt z uczestnikami, utrzymywanie z nimi więzi, a także monetyzowanie tej relacji, jeśli jest to możliwe.

Choć zabrzmi to banalnie, organizacja konferencji online wymaga podejścia kompleksowego, uwzględniającego jak najwięcej szczegółów. To właśnie detale sprawią, że wydarzenie ma szanse zakończyć się sukcesem. Organizacja konferencji medycznej w wirtualnej przestrzeni nie jest jednak tak straszna, jak mogłoby się wydawać. Grunt to mieć dobry plan i zdecydować się na współpracę z doświadczonym organizatorem.

Zorganizuj z Nami swoją niezapomnianą konferencję – https://bluplatform.io/kontakt/

Zobacz również