Support & Downloads

Quisque actraqum nunc no dolor sit ametaugue dolor. Lorem ipsum dolor sit amet, consyect etur adipiscing elit.

s f

Contact Info
198 West 21th Street, Suite 721
New York, NY 10010
youremail@yourdomain.com
+88 (0) 101 0000 000
Follow Us

Organizacja konferencji i kongresów online – przygotowanie krok po kroku

Pandemia znacznie wpłynęła na globalną gospodarkę i funkcjonowanie biznesu. W warunkach izolacji domowej szczególnego znaczenia nabrały nowoczesne technologie z wykorzystaniem środowiska wirtualnego. Nie ulega wątpliwości, że pandemia koronawirusa doprowadziła do ewolucji wielu modeli biznesowych i mocno przyspieszyła proces wprowadzania innowacji w obszarze rozwiązań cyfrowych. W czasach epidemii bardzo popularne stały się spotkania online, rozmowy wideo i wirtualne konferencje organizowane dla klientów lub partnerów biznesowych. Zastanawiasz się nad tym, jak zorganizować takie wydarzenie? Przygotowaliśmy dla Ciebie garść porad, które pomogą Ci zaplanować i przeprowadzić konferencję online.

Co to jest konferencja online?

Konferencja online to typ eventu, który daje możliwość wirtualnego spotkania uczestników z prelegentami na dedykowanych platformach. Dzięki streamingowi na żywo z wirtualnym studiem można połączyć się z dowolnego zakątka świata, stąd w konferencji mogą wziąć udział obcokrajowcy i osoby przebywające za granicą. W trakcie wystąpienia prowadzący może wykorzystać materiały filmowe lub graficzne, prezentacje multimedialne, a także odpowiadać na ewentualne pytania lub prowadzić dyskusję na zadany temat. Konferencja online to również możliwość wymiany poglądów na czacie czy w dedykowanych pokojach spotkań, co pozwala na budowanie zaangażowania i emocji.

Jak zorganizować konferencję online?

Organizacja konferencji online polega na tym, że we wcześniej ustalonej przestrzeni (może to być siedziba firmy lub profesjonalne studio nagrań) montuje się zestaw urządzeń do internetowej transmisji. Aby konferencja online mogła się odbyć, niezbędne jest odpowiednie oprogramowanie, tzw. interaktywna platforma do obsługi wydarzeń wirtualnych. Platforma do konferencji online to po prostu wirtualne miejsce, w którym będzie odbywać się spotkanie. W ramach tego narzędzia uczestnicy mogą słuchać wypowiedzi prelegentów, zadawać im pytania, przeprowadzać moderowane panele dyskusyjne w kilkuosobowym gronie, a także komentować na żywo omawiane kwestie.

Organizacja konferencji online krok po kroku

Zorganizowanie konferencji online wymaga dobrania zespołu i rozdzielenia zadań między osoby odpowiedzialne za poszczególne kwestie. Dobra organizacja eventu wymaga połączenia wielu elementów w harmonijną całość. Na samym początku trzeba określić koncepcję działania – dzięki temu każdy aspekt będzie ze sobą współgrał. Podchodząc do organizacji konferencji naukowej, należy wybrać tematykę wykładów, ustalić liczbę uczestników i doprecyzować grupę docelową. Musimy także zarezerwować odpowiedni termin, najlepiej z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, aby każdy mógł bezpiecznie wpisać spotkanie w swój kalendarz. Warto już na tym etapie zadecydować, czy sami chcemy zająć się całością, czy wolimy przekazać organizowanie konferencji profesjonalnej ekipie, która przygotuje i obsłuży wydarzenie. Kolejny krok to opracowanie programu. Należy w nim określić, kto będzie występował, ile będą trwały poszczególne prezentacje i jaka będzie ich kolejność. Przykładowy plan konferencji online powinien uwzględniać jak najwięcej szczegółów. Kiedy ustalimy już wstępne założenia, można skupić się na budżecie.

Organizacja konferencji internetowych jest zdecydowanie tańsza niż ich tradycyjne odpowiedniki realizowane stacjonarnie. Gdy wszystkie kwestie techniczne i budżetowe zostaną dopięte na ostatni guzik, można przejść do zapraszania prelegentów. Pamiętaj, że nie wystarczy poinformować ich, że wydarzenie odbywa się wtedy i wtedy – trzeba ich zachęcić, by wzięli udział w spotkaniu poprzez zaprezentowanie tego, co mogą zyskać, np. rozgłos, nawiązanie biznesowych znajomości czy oferując po prostu wynagrodzenie pieniężne. Pamiętaj, że jednym z kluczy do sukcesu konferencji online jest wypromowanie jej wśród uczestników. Dlatego organizując wydarzenie zadbaj o to, aby informacja o nim dotarła do jak największej liczby osób.