Wydarzenia hybrydowe – czym są i jak je zorganizować?

W pandemii COVID-19 oblicze branży eventowej uległo ogromnej zmianie. Ostatnie kilkanaście miesięcy były okresem intensywnych poszukiwań nowych formuł organizacji imprez i spotkań, które dziś możemy śmiało wykorzystać. Sytuacja wymuszona przez kryzys przyspieszyła to, co do czego dojrzewaliśmy od dawna. Ograniczenia i restrykcje związane z pandemią SARS-CoV-19 zredefiniowały podejście do organizacji eventów. Kluczową rolę odgrywają dziś wydarzenia wirtualne: paradoksalnie to właśnie dzięki pandemii mogliśmy je dopracować, rozwinąć i wzmocnić. Choć aktualnie powoli wracamy do biur, część rozwiązań będzie nadal wykorzystywana i prawdopodobnie zostanie z nami już na stałe. Doskonałym przykładem są eventy hybrydowe, dzięki którym możliwe stało się połączenie ze sobą sfer on-line i off-line.

Oba pojęcia, czyli webinar i webinarium, funkcjonują zamiennie i oznaczają to samo. Jest to zbitek angielskich słów WEB (sieć www) i SEMINAR (seminarium), co oznacza, że webinar możemy traktować jako rodzaj seminarium, prowadzonego z wykorzystaniem internetu. Oznacza to rzecz jasna, że do prowadzenia i uczestnictwa w webinarze konieczne jest połączenie internetowe, o możliwie jak największej prędkości. Osoba prowadząca spotkanie musi być też wyposażona minimum w kamerę, a często wykorzystywane są też inne materiały i rozwiązania, pomagające podnieść jakość webinarium, jak np. platformy do ich prowadzenia.

Jakie inne eventy można zorganizować hybrydowo?

W formule hybrydowej można zorganizować praktycznie każdy rodzaj eventu. Wydarzeniami hybrydowymi mogą być targi, seminaria, szkolenia, kongresy, wykłady, webinary, spotkania integracyjne, a także koncerty czy festiwale. Co ważne, wydarzenie hybrydowe może być dostępne dla bardzo szerokiego grona odbiorców: w takim spotkaniu część osób może znajdować się na miejscu, a reszta brać w nim czynny udział online.

Jak zorganizować udane spotkanie hybrydowe?

Jako organizator wydarzenia hybrydowego powinieneś przede wszystkim zadbać o dobrą jakość transmisji. Kiepska jakość połączenia może prowadzić do negatywnego odbioru eventu przez uczestników i drastycznie zmniejszyć ich satysfakcję. Jako gospodarz powinieneś upewnić się, że dysponujesz sprawdzoną platformą eventową i że możesz liczyć na pomoc specjalistów zapewniających wsparcie techniczne. Spotkanie hybrydowe z założenia przeznaczone jest dla publiczności na miejscu oraz widzów łączących się online. Organizując takie wydarzenie, musisz zadbać o to, aby dla obu grup było wystarczająco dużo opcji. Braki w tym obszarze zazwyczaj polegają na tym, że uczestnicy online mają problem z transmisją wideo lub nie mają możliwości networkingu. Dlatego przygotowując wydarzenie hybrydowe upewnij się, że spełniasz potrzeby zarówno uczestników zdalnych, jak i osób na miejscu.

Plusy eventów hybrydowych

Mieszany tryb spotkania ma wiele zalet. Impreza hybrydowa przede wszystkim ma zdecydowanie większy zasięg. Forma łączona jest cenna, bo skraca wszelkie dystanse. Wydarzenia hybrydowe dają możliwość szybszego i tańszego dotarcia do większej liczby odbiorców, a jednocześnie pozwalają na bezpośrednią interakcję. Opcja hybrydowa jest komfortowa dla uczestników: ci, którzy uczestniczą zdalnie, nie muszą płacić za dojazd czy zakwaterowanie. To także doskonała alternatywa dla mniejszych przestrzeni. Spotkanie hybrydowe to świetne rozwiązanie dla tych projektów i webinarów, które można zorganizować zarówno na żywo, jak i wirtualnie. Do swoich strategii chętnie włączają je zarówno firmy, które już wcześniej korzystały ze spotkań on-line, jak i te, które wcześniej niechętnie sięgały po tę technologię. Właściciele przedsiębiorstw doskonale zdają sobie sprawę z tego, że spotkania hybrydowe są doskonałym sposobem na budowanie relacji z klientami oraz partnerami biznesowymi. Eventy hybrydowe w swoich założeniach kreują pozytywne doświadczenia i trwałe wspomnienia, które zwiększają późniejsze zaangażowanie i zyski. Coraz więcej firm deklaruje, że wybierze taką formułę dla przyszłych imprez.

Zobacz również